4 reglas para delegar efectivamente
En el contexto híbrido que estamos viviendo, el empoderamiento, la autonomía y la autogestión se vuelven elementos fundamentales para el éxito de los equipos. Sin embargo, ninguno de estos tres elementos puede ocurrir si no se suelta un poco el control y se empieza a delegar con mayor frecuencia.
Si tienes gente a tu cargo sabrás lo complicado que puede ser a veces lograr una delegación efectiva. Kenneth Blanchard –experto en Desarrollo Gerencial y liderazgo- en su libro clásico “The one minute manager Meets the Monkey” (El Gerente de un Minuto Conoce al Mono), nos comparte 4 reglas muy simples para delegar efectivamente.
¿Qué tienen que ver los monos con delegar?
Blanchard nos pide que imaginemos las oficinas de los gerentes como lugares llenos de monos sin control saltando de un lado a otro. Estos monos son los pendientes, proyectos, deadlines y bomberazos de última hora que demandan ser atendidos. El gerente usualmente suele repartir los monos lo más rápido posible entre los miembros de su equipo. Pero repartir pendientes a diestra y siniestra no es lo mismo que delegar.
Si la gente no está segura de cómo atender a un mono, o no quiere hacerlo porque jamás se le involucró o se le pidió su opinión, lo más seguro es que no se hagan cargo de él. O peor aún, cuando los monos en los equipos no están bien definidos se vuelven una papa caliente que pasa de una mano a otra.
Y a largo plazo, pueden suceder dos cosas: la primera es que esos mismos monos, furiosos y más grandes, terminarán volviendo a la oficina del jefe para que se haga cargo de ellos y los resuelva porque ya explotaron (lo que se conoce como delegar para arriba). Y la segunda es que esos monos mueran y pongan en riesgo la credibilidad, efectividad y profesionalismo del área o del equipo.
Para evitar que cualquiera de estas dos cosas sucedan, Blanchard nos propone seguir 4 reglas fundamentales para delegar y atender apropiadamente a esos monos.
4 reglas para delegar de forma efectiva
1. Describe al mono perfectamente
En este paso del proceso, deben de tenerse identificados y especificados los siguientes puntos:
- ¿Qué tipo de proyecto es el que se está delegando (ejemplo: alcance, fecha de entrega, relevancia, impacto, etcétera?
- ¿Cómo hay que hacer el trabajo (ejemplo: si es un reporte qué tipo de formato se debe usar, si se deben incluir recomendaciones, etcétera)?
- Cuáles son los pasos que hay que seguir (ejemplo: revisar resultados de años anteriores, analizar competencia, etcétera)?
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2. Definir quién es dueño del mono (ownership)
Al asignar a un mono nos debemos asegurar de que la persona que lo reciba está lista para hacerse cargo de él, tiene los recursos necesarios para atenderlo, y entiende lo que significa ser su dueño.
También es importante no sólo que el dueño entienda perfectamente lo que se espera de él, sino que también los demás miembros del equipo y las áreas involucradas entiendan cuál es el rol del dueño del mono, y para que asuntos pueden referirse a él.
3. Asegurar al mono
Para garantizar el éxito de la delegación, cada mono que deje la oficina del jefe en las manos de un colaborador debe de estar cubierto por una póliza de seguro. Para ello hay que considerar el tipo de póliza adecuado:
- Tipo de póliza 1 – Si la persona a cargo del mono es nueva en el puesto o ya lleva tiempo en la organización pero nunca ha hecho esa tarea, lo ideal sería primero recomendar cursos de acción y después dejarlo actuar.
- Tipo de póliza 2 – Si la persona tiene experiencia y conocimiento en el puesto o la tarea, se puede fomentar su autonomía, dándole libertad de actuar y después brindándole retroalimentación.
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4. Alimentar al mono para mantenerlo vivo
Alimentar a un mono significa acordar fechas específicas para revisar los avances o contratiempos que se van presentando en el proyecto. Los monos que no reciben un seguimiento adecuado tienden a debilitarse y a veces hasta morir. Por eso, cuando delegamos es importante acordar cómo se va a llevar a cabo el monitoreo y las sesiones de retroalimentación.
Referencias:
Blanchard, K. H., Oncken, W., & Burrows, H. (1989). The one minute manager meets the monkey. New York: Morrow.
