¿Quieres ser más productivo? ¡Aprende sobre manejo del tiempo!
La calidad de nuestra vida y de nuestro trabajo tiene mucho que ver con cómo pasamos nuestros días y con el manejo del tiempo. Ser más productivos nos puede liberar el tiempo que anhelamos para hacer cosas que pueden hacer una diferencia en nuestro éxito y felicidad.
Aquí algunos trucos para dominar las tareas ordinarias y aprovechar al máximo las horas que tienes en el día:
No toques la misma cosa dos veces
Sí abres un correo o mensaje decide de una vez que harás con él y contéstalo, bórralo o delégalo. Pero no lo cierres y postergues al considerar abrirlo después por segunda vez porque eso te quitará minutos que podrías ocupar en algo más.
Te aconsejo que establezcas horarios o tiempos específicos en tu rutina para contestar o decidir qué hacer con tu mensajería diaria. Así te evitas distracciones y mejoras tu manejo del tiempo. También puedes silencias las notificaciones durante tus momentos de alta concentración.
Cómete las “ranas” a primera hora de la mañana
De acuerdo a Brian Tracy las “ranas” son las tareas menos atractivas de nuestros pendientes. Esas tareas se van haciendo pesadas con el paso de las horas y a veces hasta nos pueden quitar la concentración. Por eso, el consejo es que mientras más temprano te comas tus “ranas” más tiempo podrás dedicar a las cosas que te gustan y energizan.
Por su parte, desahogar primero las tareas pesadas resulta calmante para la mente. Seguro que tus niveles de estrés bajarán y será más fácil tu manejo del tiempo y hacer el resto del trabajo.
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Que lo urgente no domine tu agenda
Urgencias habrá siempre y suelen agitar a la gente alrededor tuyo. Sin embargo, no todo lo urgente es verdaderamente importante y la mayoría de las veces no sucederá una catástrofe si no se atienden al momento. La mayoría de las urgencias pueden esperar a terminar la tarea que tenemos a mano. El riesgo es que si sólo reaccionamos, podemos pasarnos la semana “apagando fuegos” y no construyendo nada a largo plazo.
Di “no”
A veces, aceptamos trabajo extra o ayudar a un compañero porque puede brindarnos más ingresos o reputación, pero esto no es beneficioso para tu productividad. Como decía Covey sabiamente “establece tus prioridades y di no a todo lo demás”. Las personas asertivas que tienen definidas sus prioridades encuentran que es más fácil decir que no cuando tienen claro dónde van a invertir su tiempo. Además, bloquear el tiempo para proteger tus prioridades tiene un efecto positivo no sólo en tu productividad, también en tu estado de ánimo y bienestar.
Asigna una hora para checar mails y mensajes
Si vas a seguir el principio de no tocar las cosas dos veces, entonces no puedes “husmear” tus mensajes. Lo mejor es destinar un tiempo a responderlos a profundidad y a darle seguimiento a las cosas que éstos puedan desencadenar. Checar tus mails o mensajes de Whatsapp cada 2 horas o 4 veces al día puede ser un buen principio. Puedes bajar la app de “Forest” para bloquear tu teléfono y ayudarte a monitorear los periodos sin distracciones.
Evita el multitasking
En la sociedad de hoy, existe la creencia arraigada de que entre más cosas podamos hacer a la vez somos mejores. Sin embargo, esta creencia daña a la larga la capacidad de concentración de sus practicantes, sin mencionar que somos más propensos a los errores.
En realidad, atender una sola cosa a la vez con atención plena y sin desenfocarse de principio a fin es lo que hace la diferencia. La universidad de Stanford ha encontrado que nuestro cerebro no tiene la capacidad de hacer más de una cosa al mismo tiempo. Al creer que sí, en realidad forzamos la “máquina”, lo que termina drenando nuestra energía mental y emocional. Esto además compromete la calidad del trabajo, haciéndonos tardar mucho más tiempo (hasta un 25% más que si sólo te enfocarás a una sola cosa).
En conclusión, la productividad y el manejo del tiempo es un arte que se domina desde dentro, mientras más claridad tengamos de lo que es importante en nuestra vida y trabajo, más fácilmente decidiremos qué hacer con la atención y con nuestro valioso tiempo.
Referencias:
-Libro (Trágate ese sapo): “Eat That Frog” del autor Brian Tracy (aquí puedes leer un resumen).
-6 Simple Tricks Taht Will Make You More Productive de Entrepreneur.
